Werken voor Arenberg

Productiemedewerker en onthaalcoördinator

We zijn op zoek naar een gedreven coördinatie- en productiemedewerker die ons publiek en onze artiesten op een behulpzame, open en efficiënte manier ontvangt en wegwijs maakt. Daarnaast ondersteun je de programmatoren door de producties administratief van A tot Z op te volgen.

Wat doe je?

Naast administratieve ondersteuning en opvolging van voorstellingen, ben je verantwoordelijk voor het publieks- en artiestenonthaal. Je doet dat in nauwe samenwerking met verschillende collega’s van de avondploeg.

Productieondersteuning

  • Je zorgt mee voor de volledige organisatie ‘van a tot z’ van kleine & grote evenementen. Je verleent algemene assistentie aan de programmatie-afdeling, van pre-productie tot en met de afrekening van de voorstellingen.
  • Je staat in voor de planning, organisatie en uitwerking van praktische en logistieke elementen die nodig zijn voor de evenementen die jij opvolgt.
  • Je informeert potentiële klanten en organisatoren over verhuurvoorwaarden, arrangementen, ticketverkoop, organiseert onthaal en rondleidingen en maakt offertes en contracten op.
  • Je klasseert de correspondentie over planning en programmering.
  • Je reserveert logistieke diensten bij eigen producties: catering, vervoer, hotel, security ...
  • Je volgt de afrekening van voorstellingen op: facturatie diensten, uitbetaling gages, aanrekening huur en productiekosten ...
  • Je voert een permanente kwaliteitscontrole uit op processen en procedures. Waar mogelijk formuleer je verbetervoorstellen.

Onthaal publiek en artiesten

  • Je draagt de eindverantwoordelijkheid voor het goede verloop van een voorstelling. Je staat in voor het onthaal en bent het aanspreekpunt voor bezoekers, artiesten en vrijwilligers. Bij onverwachte situaties reageer je snel en efficiënt.
  • Je realiseert, in nauwe samenwerking met verschillende collega’s (het hoofd realisatie en de horeca- en eventmanager, techniekers en baliemedewerkers) de initiatieven voor bezoekers in de foyer of elders in het gebouw.
  • Bij publieksactiviteiten stuur jij als onthaalverantwoordelijke de vrijwilligersploeg aan.
  • Bij aanvang van je werkdag maak je een rondgang doorheen het huis en controleer je of alles in orde is voor aankomst van vrijwilligers, klanten, publiek en artiesten.
  • Op basis van een checklist zorg je voor je alle voorbereidingen voor artiesten of zaalhuurders en hun ontvangstpakket (badges, jetons, parkeerkaarten, bewegwijzering ...).
  • Je biedt informatie aan de bezoekers met signalisatie, folders, affiches … .
  • Je staat mee in voor de orde en netheid in het gebouw: je controleert de mis-en-place van de publieksruimten, gebruikt en onderhoudt de werkruimtes en –materialen op een correcte, veilige, hygiënische en -zorgvuldige manier.
  • Je volgt overlegmomenten om het onthaal zo goed mogelijk te verzorgen.

Wat verwachten we van je?

  • Je hebt idealiter al enkele jaren ervaring als onthaalcoördinator en/of in een productie-ondersteunende rol bij culturele producties. Of je beschikt over ervaring met een vergelijkbare verantwoordelijkheid.
  • Je kan zelfstandig werken, en bent proactief.
  • Je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit en bent bereid om ‘s avonds en in het weekend te werken
  • (gemiddeld 2, maximum 3 avonden per week).
  • Je bent erg klantgericht en gaat voor absolute kwaliteit.
  • Je bent flexibel en kan in onvoorziene omstandigheden een oplossing vinden.
  • Je bent stressbestendig, kan prioriteiten stellen en beseft dat er deadlines zijn.
  • Je hanteert een vlotte communicatiestijl en bent diplomatisch.
  • Je hebt idealiter ervaring met het aansturen van medewerkers en vrijwilligers.
  • Je bent bereid om je schouders mee onder het project van de Arenberg te zetten.
  • Je hebt voeling met de brede diversiteit die onze stad kenmerkt.
  • Je bent iemand om op te bouwen, iemand die zich wil inzetten voor een betere stad.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen?

  • Je bent in het bezit van een bachelordiploma.
  • Je voldoet aan de sollicitatievoorwaarden.
  • Solliciteerde je in 2019 al eens voor een vacature op het niveau van deskundige (B1-3), maar was je toen niet geslaagd voor de selectie (interview, abstracte redeneertest en thuisopdracht)? Dan kan je tot en met 30 april 2019 niet meer solliciteren voor deze of een andere vacature op hetzelfde niveau.

Wat mag je van ons verwachten?

  • Je gaat aan de slag bij Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs in de Arenberg, Arenbergstraat 28, 2000 Antwerpen.
  • Je wordt in dienst genomen als ‘Deskundige’ (B1-B3) met een contract van onbepaalde duur bij Stad Antwerpen.
  • Jouw kwaliteiten zijn belangrijker dan afkomst, geslacht, leeftijd, geaardheid of een handicap. Iedereen komt gelijk aan de start.
  • Je verdient een minimum bruto maandloon van 2.486,35 euro dat ook hoger kan zijn als je relevante ervaring kan voorleggen. Bereken jouw loonpakket met de loonsimulator.
  • De stad biedt daarnaast een werkweek van 38 uren, een mooie work/lifebalans en werk in de Antwerpse regio.

GEZOCHT: enthousiaste flyeraars

Onze vrijwilligers spelen een sleutelrol in Arenberg. Ze ondersteunen ons team tijdens de voorstellingen of helpen actief mee aan promotie of steken een handje toe achter de bar. Het hele jaar door zoeken we energieke flyeraars met een hart voor muziek, theater of comedy!
In ruil voor je inzet kan je gratis onze voorstellingen bijwonen en krijg je een vrijwilligersvergoeding per keer dat je komt meehelpen.
Goesting om je vrije tijd door te brengen in een gezellig huis vol cultuur? Stuur dan een mail met je CV naar communicatie@arenbergschouwburg.be!